Seit letztem Jahr gehört Home-Office zum Alltag. Nichtsdestotrotz sollte man die aktuelle Situation auch als Chance erkennen und nutzen. Die Digitalisierung schreitet weiter voran und selbst Unternehmen mĂŒssen neue kreative Wege finden, um ihr Fortbestehen zu sichern.
NĂŒtzliche Smartphone-Apps fĂŒrs Home-Office
Arbeitnehmer werden aus den BĂŒrorĂ€umen nach Hause geschickt und sollen heutzutage im Home-Office ihre Arbeit verrichten. Wenn bei Dir auf einmal die eigenen vier WĂ€nde zum BĂŒro werden, wird Dein kompletter Alltag neu organisiert.
Wir haben fĂŒr Dich unsere verwendeten und getesteten Home-Office Apps zusammengetragen:
Die Kommunikation im Home-Office
Im BĂŒro unabdingbar ist die gute alte E-Mail. Allerdings nutzen viele Mitarbeiter nebenbei oder ergĂ€nzend fĂŒr die schnelle Kommunikation untereinander oder im Home-Office funktionale und zum teil bekannte Chat-Programm und Apps.
Informiere Deinen Arbeitskollegen ĂŒber Deine Arbeitsfortschritte, fĂŒhre Diskussionen und teile Deine Dateien mit den lieben Kollegen. Bei den meisten Home-Office Chatprogrammen kann man private Nachrichten, KanĂ€len oder auch Gruppen festlegen und sich austauschen.
Empfehlenswert ist es, wenn sich genaue Ăberlegungen ĂŒber die Konfiguration und die Struktur des jeweiligen Programms nachzudenken.
Wir stellen Dir an der Stelle die App „SLACK“ vor:
Slack ist eines der fĂŒhrenden Tools in diesem Segment. Du kannst es als separates Computer-Programm, im Browser oder auch mobile EndgerĂ€te, wie Smartphone oder fĂŒr das Tablet, herunterladen und nutzen.
Slack bietet eine zahlreichen Integration mit anderen Applikationen an. Dazu zĂ€hlen u.a. der (Google-) Kalender. Die App Slack wird von kleinen bis hin zu groĂen Unternehmen verwendet und gelobt. Slack kann man kostenlos nutzen oder im Abomodell mit ein paar Features. Slack ist intuitiv und synchronisiert und aktualisiert die Daten fast automatisch i Hinblick auf die Integration. Wer möchte, kann auch mit Slack Videocalls, Screencasts und die Kommunikation in verschiedenen KanĂ€len nutzen.
Quelle: Slack – Kommunikation Home-Office App – Google Play Store
Du kannst mit Slack Folgendes verwenden:
- Kommuniziere mit Deinem Team & sortiere Deine Unterhaltungen nach Themen, Projekten oder allem Anderen, das fĂŒr Deine Arbeit wichtig ist.
- Rufe Deine Arbeitskollegen an oder verschicke Nachrichten.
- Teile Deine Daten und bearbeite Dokumente, damit eine gute Zusammenarbeit im Home-Office stattfinden kann.
- Stelle die Benachrichtigungen auf Deine BedĂŒrfnisse ein, damit Du Dich auf das konzentrieren kannst, was zĂ€hlt.
- Synchronisiere Deine Tools und Services miteinander (Google Drive, Google Kalender, Salesforce, Dropbox, Asana, Twitter, Zendesk und viele weiter) und optimiere Deine ArbeitsablĂ€ufe fĂŒr mehr Effizienz im Home-Office.
- Durchsuche Deine Daten, die automatisch die bisherigen Unterhaltungen und Dateien Deines Teams indiziert und im Hintergrund archiviert.
Home-Office Projektmanagement Apps
Kommunikation Apps, wie beispielsweise Slack, regeln den kommunikativen Austausch zwischen den Mitarbeiter, deren Vorgesetzten und den jeweiligen Projektgruppen. Beim Projektmanagement sorgen die Apps und Programme fĂŒr den GesamtĂŒberblick der eigentlichen To-do-Listen. Bei dem Ăberblick geht es primĂ€r, um die strategischen MaĂnahmen und die daraus resultierenden gewĂŒnschten Ziele der Firma. Diese einzelnen Ziele sollen sauber in operative MaĂnahmen, auf die jeweilige Abteilung bzw. einzelnen Mitarbeiter ĂŒbertragen werden und somit als Aufgaben verteilt werden. Projektmanagement Apps sollen uns im Home-Office helfen, auf einen Blick zu erkennen, wo man gerade im Projekt steht und an welchen Punkt Entscheidungen getroffen werden mĂŒssen.
Wir verwenden als Home-Office Projektmanagement App „Trello„:
Die gröĂte StĂ€rke der App „Trello“ liegt in der Aufgabensteuerung. Die einzige leichte SchwĂ€che ist die Projektdarstellung. Du kannst auch die Projektmanagement App Trello auch privat nutzen und nicht nur fĂŒr Dein Home-Office. HĂ€ufig gibt es Nutzer, die Trello auch privat nutzen, da das kostenlose Angebot sehr gut ist. ĂuĂerst beliebt ist Trello auch fĂŒr die Redaktionsarbeit.
Quelle: Trello – Projektmanagement Home-Office App – Google Play Store
Mit Trello kannst Du:
- Boards nach Abteilungen/Projekten erstellen, um den Bereich optimal zu organisieren, an dem Du und Dein Team arbeitest.
- Nutze die Boards fĂŒr Dich allein oder lade mit Mitarbeiter, Freunde und / oder Familienmitglieder zur Zusammenarbeit ein.
- Erstelle ArbeitsablĂ€ufe, Checklisten fĂŒr unterschiedliche Projekte, passe sie an oder schreibe Kommentare zu den einzelnen Elemente.
- Wer soll die Aufgabe bearbeiten? Weise Dir selbst oder einem Mitarbeiter, Arbeitskollegen eine Aufgaben zu.
- FĂŒge Fotos, Videos und Dateien hinzu oder nutze Google Drive und oder die Dropbox
- Auf Kommentare von Android Wear antworten.
- Karten in einer Kalenderansicht anzeigen mit dem Kalender-Power-Up.
- Jederzeit auch offline daran arbeiten. Trello Boards werden automatisch synchronisiert.
Kollaborations-Apps
Nach den praktischen Apps im Home-Office zur Projektstrukturierung und Kommunikation brauchen wir in der Regel auch Lösungen fĂŒr die ganz konkrete Zusammenarbeit.
Was ist eine „Kollaboration“?
Kollaboration ist ein anderes Wort fĂŒr die ideelle Zusammenarbeit zwischen Personen oder Gruppen von Personen […] – Wikipedia.
Diese Kollaborations-App fĂŒrs Home-Office braucht man, um gemeinsam mit Deinen Kollegen Ănderungen an lĂ€ngeren Texten, komplizierten Tabellen oder auch Umfragen durchfĂŒhren.
Wir stellen Dir an der Stelle die „Google G Suite“ vor:
Die Google G Suite besteht aus mehreren verschiedenen Apps und Programmen, die als Komplettlösung in einem angeboten wird. Das funktioniert auch kostenlos und kannst Du jederzeit als Privatperson nutzen. Falls Du ein Google Konto oder eine Googlemail oder Gmail-E-Mail Adresse hast, kannst Du sie jetzt schon damit loslegen đ
Du kannst die Google Suite ganz einfach auf Deinem mobilen EndgerÀt (Smartphone oder Tablet) oder am Pc, im Browser Deiner Wahl nutzen.
Quelle: Google G Suite – Google Drive – Kollaboration Home-Office App – Google Play Store
Die Google G Suite kennt man wahrscheinlich in der Verbindung mit der Google Drive ( zentrale Ablageort fĂŒr alle Deine Daten). Ăhnlich wie bei Microsoft Office hat die Google G Suite seine eigenen Office-Programme entwickelt, die Du in der Google Drive nutzen kannst. Diese sind im Vergleich zu Microsoft Office in abgespeckter Form, aber fĂŒr den Home-Office Alltag völlig ausreichend.
Die Google Programme wie Google Sheets (Tabellen), Google Presentations (PrĂ€sentationen) und Google Docs (Dokumente) lassen sich somit intuitiv und einfach erstellen und in Echtzeit gemeinsam als Team bearbeiten. Das gemeinsame Arbeiten in der Cloud – online – ist bei den meisten Anbieter nur schwer realisierbar bzw. auch kostenlos angeboten.
Die Google G Suite Home-Office Apps fĂŒr Dein Android Smartphone:
Die Google G Suite Home-Office Apps fĂŒr Dein Apple Smartphone (iOs):
Kommunikations-Apps
Mit Google Meet kannst Du Videokonferenzen starten. Bei Google Meet kannst Du Videokonferenzen in hoher QualitĂ€t und mit bis zu 250 Personen teilnehmen. Google Meet ist eher fĂŒr gröĂere Firmen und Unternehmen empfehlenswert, die in ihrer Home-Office Zeit groĂe Videokonferenz Event planen und durchfĂŒhren.
Quelle: Google Meet â Video Home Office App â Google Play Store
- GroĂe Teilnehmerzahlen bei Google Meet: Du kannst bis zu 250 Personen aus Deinem Unternehmen und von auĂerhalb einladen.
- Unkomplizierte Teilnahme und Nutzung mit allen GerÀten: Der Leiter der Videokonferenz gibt einen Link frei, den die eingeladenen GÀste im Webbrowser oder in der Google Meet App auf dem MobilgerÀt öffnen können, um der Videokonferenz beizutreten.
- Bildschirmfreigabe: Du kannst in der Videokonferenz Deiner Gruppe von Teilnehmern Deinen Bildschirm zeigen mit den ausgewÀhlten Dokumente, Folien und auch andere Inhalte prÀsentieren.
- LiveĂŒbertragung der Konferenz: Gruppen, Unternehmen und Bildungseinrichtungen können Videokonferenzen fĂŒr bis zu 100.000 Zuschauer aus der Domain live ĂŒbertragen.
- Videokonferenzen aufzeichnen: Du kannst wichtige Konferenzen aufzeichnen und in Google Drive abspeichern.
- Automatische Untertitel in Echtzeit mit Spracherkennungstechnologie von Google: So kannst Du und Deine Freunde, Bekannte und Arbeitskollegen problemlos der Videokonferenz folgen.
- Hohe Sicherheitbestimmungen fĂŒr Besprechungen: Meet-Videokonferenzen werden bei der Ăbertragung verschlĂŒsselt und zahlreiche SchutzmaĂnahmen standardmĂ€Ăig aktiviert und werden regelmĂ€Ăig aktualisiert.
Storage/Cloud-Speicher fĂŒr Dein Home-Office
Zu guter Letzt: Was machst Du mit Deinen Daten?
NatĂŒrlich kannst Du die Daten lokal auf Deiner Festplatte speichern, aber das ist umstĂ€ndlich, die Datei können zu groĂ zum Verschicken ĂŒber das E-Mail System sein und im Austausch mit Kollegen kann das sehr hinderlich und Ă€rgerlich sein. Daher nutzen einige Unternehmen einen Online Speicher (engl. Storage) oder einen Cloud Speicher fĂŒr diesen Zweck.
Wir stellen Dir den Anbieter „Google Drive“ vor:
Googles virtueller DatentrĂ€ger âDriveâ speichert Dateien in der Cloud und bietet Dir und dem Unternehmen einen Ablage und Speicherort. Nutzt Du bereits die Google G Suite, sind alle Google Programme und Google Apps mitsamt dem Cloud-Speicherplatz Programm fĂŒr Dich umsonst. Du kannst den Cloud-Speicher auch dafĂŒr nutzen, um groĂe Daten zu verschicken. DafĂŒr ladest Du die Datei in die Cloud, erstellst einen Link, den Du Deinen GegenĂŒber als „Wegweiser“ zusendest. AnschlieĂend muss er die Datei lediglich aus der Cloud herunterladen.
Quelle: Google Drive â Cloud Speicher Home-Office App â Google Play Store
*Alternativ kann sich die Firma eine NAS anschaffen: Eine NAS oder Network Attached Storage heiĂt ĂŒbersetzt netzgebundener Speicher und ist ein einfach zu verwaltende Dateiserver. Das ist grob gesagt eine/mehrere lokale Festplatten, die Du mit einer Softwarelösung ĂŒber das Internet erreichen kann.
Fazit zu den Home-Office Apps fĂŒr Deinen Alltag
Home-Office Apps und Programme gibt eine riesige und unterschiedliche Vielfalt. Welche Home-Office-App fĂŒr Dich oder Dein Unternehmen die richtige Wahl ist, ist nicht einfach zu entscheiden. Meistens jedoch wird es von der GeschĂ€ftsfĂŒhrung vorgegeben bzw. von der IT-Abteilung auf den jeweiligen Rechner und GerĂ€ten installiert und entsprechend eingerichtet.
Als SelbstĂ€ndiger, EigentĂŒmer eines Unternehmens kannst Du selbst entscheiden, welche Home-Office Apps und Home-Office Programmen Du verwenden möchtest.
Im Grunde Àhneln sich die meisten Home-Office-Programme im Handling und in der Benutzung. Wesentlicher Unterschied liegt in den Funktionen und wie groà Dein Unternehmen ist (Problematik der Lizensen oder doch lieber einen kostenlosen Anbieter).
Welche Tools nutzt Du oder Deine Firma?
Was findest Du gut bei den Home-Office-Programmen?
Wir sind gespannt Deine Meinung zu hören đ
Wissenswertes zum Thema Home-Office
Wie viel Internet brauch ich eigentlich? Reicht mein Mobilfunkvertrag aus, um Home-Office zu betreiben? Um einen genauen Ăberblick ĂŒber den Datenverbrauch zu bekommen, haben wir alle relevanten Informationen fĂŒr Doch zusammengefasst.
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